Assouplissement et dématérialisation des assemblées générales [Covid19]
Face à la crise sanitaire liée au Covid-19, l'organisation des traditionnelles assemblées générales ordinaires du printemps se complique. Une ordonnance a été adoptée par le conseil des ministres le 25 mars dernier pour faciliter l'assouplissement et la dématérialisation de celles-ci. Explications.
Le 10 avril 2020, le décret n° 2020-418 portant mesure d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 qui adapte « les règles de convocation, d'information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de Covid-19 » a été émis par l'Etat. En d'autres termes, il prévoit un assouplissement des modalités de réunion et de délibération des assemblées générales ou autres conseils d'administration et de surveillance indispensables à la vie juridique des sociétés. Ces mesures dérogatoires devraient permettre aux entreprises d'assurer la continuité de ses organes de direction et de décision.
Le 10 avril 2020, le décret n° 2020-418 portant mesure d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 qui adapte « les règles de convocation, d'information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de Covid-19 » a été émis par l'Etat. En d'autres termes, il prévoit un assouplissement des modalités de réunion et de délibération des assemblées générales ou autres conseils d'administration et de surveillance indispensables à la vie juridique des sociétés. Ces mesures dérogatoires devraient permettre aux entreprises d'assurer la continuité de ses organes de direction et de décision.
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Dérogation des règles de convocation et d'information
Selon l'article 2 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, le non-respect des modalités de convocation, n'entraîne pas automatiquement, dans le contexte actuel de crise sanitaire, la nullité des délibérations de l'assemblée générale. Les convocations peuvent ainsi être envoyées par voie électronique, en s'assurant de la réception par le destinataire et en respectant le délais avant l'assemblée.
Pour rappel, la convocation prévue par le Code de commerce pour les sociétés anonymes (SA) ou sociétés à responsabilités limitées (SARL) doit être adressée aux actionnaires/associés au moins quinze jours avant la tenue de l'assemblée générale ordinaire.
L'article 3 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 stipule qu'un actionnaire/associé peut obtenir par voie électronique l'envoie de documents (propositions des résolutions, rapport de gestion, comptes annuels) dès lors que l'associé/actionnaire demandeur a transmis une adresse électronique dans sa demande.
Modalité de participation aux assemblées générales
En temps normal, le Code de Commerce interdit pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL) l'usage de visioconférence ou de consultation écrite pour les assemblées de comptes. A contrario, les sociétés anonymes (SA) peuvent avoir recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle si les statuts le prévoient.
Au vu du contexte actuel, l'article 4 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, autorise exceptionnellement la tenue des assemblées générales à huis clos - c'est-à-dire sans la présence physique des personnes ayant le droit d'y assister - et dont le contenu sera retransmis par visioconférence.
Selon l'article 2 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, le non-respect des modalités de convocation, n'entraîne pas automatiquement, dans le contexte actuel de crise sanitaire, la nullité des délibérations de l'assemblée générale. Les convocations peuvent ainsi être envoyées par voie électronique, en s'assurant de la réception par le destinataire et en respectant le délais avant l'assemblée.
Pour rappel, la convocation prévue par le Code de commerce pour les sociétés anonymes (SA) ou sociétés à responsabilités limitées (SARL) doit être adressée aux actionnaires/associés au moins quinze jours avant la tenue de l'assemblée générale ordinaire.
L'article 3 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 stipule qu'un actionnaire/associé peut obtenir par voie électronique l'envoie de documents (propositions des résolutions, rapport de gestion, comptes annuels) dès lors que l'associé/actionnaire demandeur a transmis une adresse électronique dans sa demande.
Modalité de participation aux assemblées générales
En temps normal, le Code de Commerce interdit pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL) l'usage de visioconférence ou de consultation écrite pour les assemblées de comptes. A contrario, les sociétés anonymes (SA) peuvent avoir recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle si les statuts le prévoient.
Au vu du contexte actuel, l'article 4 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, autorise exceptionnellement la tenue des assemblées générales à huis clos - c'est-à-dire sans la présence physique des personnes ayant le droit d'y assister - et dont le contenu sera retransmis par visioconférence.
Assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle
L'article 5 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 permet dorénavant aux actionnaires/ associés d'assister à l'assemblée générale via l'utilisation des outils de conférence téléphonique ou audiovisuelle sans qu'aucune clause statutaire soit nécessaire. Cela est néanmoins possible qu'à l'unique condition que les participants ayant recours à ces moyens techniques puissent clairement identifiés. Ainsi, les sociétés ayant déjà fixé la date de leur assemblée générale et qui n'ont pas besoin de délai supplémentaire pour l'arrêté des comptes ne sont pas obligées de reporter cette assemblée.
Aménagement des règles de quorum et de majorité
L'article 5 de l'ordonnance précise que les règles de quorum et de majorité doivent en cette période de crise sanitaire être les mêmes selon l'option choisie pour la tenue de l'assemblée générale. De fait, les associés/actionnaires qui participent à l'assemblée générale via une conférence téléphonique ou audiovisuelle peuvent être considérés comme présents pour le calcul du quorum et de la majorité.
Possibilité de voter en ligne
Les articles 6 et 9 atténuent les modalités de recours à la consultation écrite pour l'adoption des décisions collectives en le rendant possible sans que les statuts le prévoient. Les associées ou actionnaires ont donc la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication, ouverte sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet.
Application rétroactive de l'ordonnance n° 2020-321
Pour assurer une sécurité juridique suffisante pour que les entreprises puissent faire face à la crise sanitaire liée au Covid-19, l'ordonnance s'applique de façon rétroactive au 12 mars 2020 et aura effet jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
02 Avril 2020
L'article 5 de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 permet dorénavant aux actionnaires/ associés d'assister à l'assemblée générale via l'utilisation des outils de conférence téléphonique ou audiovisuelle sans qu'aucune clause statutaire soit nécessaire. Cela est néanmoins possible qu'à l'unique condition que les participants ayant recours à ces moyens techniques puissent clairement identifiés. Ainsi, les sociétés ayant déjà fixé la date de leur assemblée générale et qui n'ont pas besoin de délai supplémentaire pour l'arrêté des comptes ne sont pas obligées de reporter cette assemblée.
Aménagement des règles de quorum et de majorité
L'article 5 de l'ordonnance précise que les règles de quorum et de majorité doivent en cette période de crise sanitaire être les mêmes selon l'option choisie pour la tenue de l'assemblée générale. De fait, les associés/actionnaires qui participent à l'assemblée générale via une conférence téléphonique ou audiovisuelle peuvent être considérés comme présents pour le calcul du quorum et de la majorité.
Possibilité de voter en ligne
Les articles 6 et 9 atténuent les modalités de recours à la consultation écrite pour l'adoption des décisions collectives en le rendant possible sans que les statuts le prévoient. Les associées ou actionnaires ont donc la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication, ouverte sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet.
Application rétroactive de l'ordonnance n° 2020-321
Pour assurer une sécurité juridique suffisante pour que les entreprises puissent faire face à la crise sanitaire liée au Covid-19, l'ordonnance s'applique de façon rétroactive au 12 mars 2020 et aura effet jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
02 Avril 2020
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